Pourquoi passe-t-on autant de temps à chercher le matériel dans un hôpital ?
Un fauteuil roulant qui n’est plus à sa place. Une pompe à perfusion partie dans un autre service. Un appareil que l’on sait posséder mais que personne ne parvient à retrouver. Dans un hôpital, chercher du matériel peut sembler une activité minuscule. Additionnée des centaines de fois, elle devient pourtant une véritable question d’organisation.
Il est 10 h 17.
Il faut une pompe à perfusion.
L’endroit habituel est vide.
Quelqu’un regarde dans la pièce voisine. Puis dans le couloir. Un collègue suggère le service d’à côté. On téléphone. Personne ne sait.
À 10 h 25, une autre personne cherche.
À 10 h 32, la pompe est retrouvée.
Elle était à cinquante mètres.
Le temps perdu l’est beaucoup moins.
Un hôpital est un monde d’objets qui circulent
Nous imaginons volontiers le matériel hospitalier comme un ensemble d’équipements installés à des emplacements précis.
Mais une grande partie de ce matériel est mobile.
Pompes à perfusion, pousse-seringues, fauteuils roulants, échographes mobiles, scanners vésicaux, appareils de surveillance, chariots, lits, dispositifs de réchauffement ou ordinateurs sur roulettes circulent constamment.
Ils passent d’une chambre à un service, d’un service à un autre, d’un bloc opératoire à une zone de nettoyage, puis éventuellement à un atelier biomédical.
La géographie des équipements, elle, ne l’est pas.
Une base de données peut parfaitement indiquer qu’un établissement possède 200 pompes.
Elle ne dit pas nécessairement où se trouve la pompe disponible dont quelqu’un a besoin maintenant.
Mais pourquoi les appareils deviennent-ils introuvables ?
Ils ne disparaissent généralement pas.
Ils circulent.
Et plusieurs logiques se superposent.
Un appareil peut appartenir administrativement à un parc central mais être utilisé localement.
Il peut attendre d’être nettoyé, être mobilisé ailleurs ou simplement avoir été rangé à un endroit que personne ne pense à consulter.
Quand la peur de manquer crée le manque
Le cas du Mid Cheshire Hospitals NHS Foundation Trust, en Angleterre, est particulièrement intéressant.
Avant l’installation d’un système de localisation en temps réel, l’établissement rencontrait des difficultés pour suivre certains équipements mobiles, notamment les pompes à perfusion.
Le retour d’expérience publié par NHS England décrit alors un phénomène très humain : certains services conservaient des équipements disponibles parce qu’ils craignaient de ne plus en retrouver lorsqu’ils en auraient besoin.
Imaginez que vous ayez eu trois fois besoin d’une pompe et que, trois fois, vous ayez eu des difficultés à en trouver une.
La quatrième fois que vous en trouvez une, vous êtes tenté de la garder.
À l’échelle du service, ce comportement est rationnel.
À l’échelle de l’hôpital, il peut devenir problématique.
L’appareil ainsi « sécurisé » devient invisible pour les autres.
Un deuxième service commence à éprouver lui aussi une pénurie.
Lorsqu’il trouve une pompe, il peut être tenté de la garder à son tour.
Le problème n’est donc plus seulement un problème de matériel.
C’est aussi un problème d’information et de confiance.
Le stock réel et le stock visible ne sont pas la même chose
C’est probablement l’une des idées les plus importantes de ce dossier.
Un établissement dispose d’un certain nombre d’équipements.
Mais à un moment donné, les équipes ne disposent réellement que du stock qu’elles savent disponible.
On peut donc avoir simultanément :
un service qui cherche une pompe ;
un autre qui en conserve deux par précaution ;
une troisième pompe en attente de nettoyage ;
une quatrième rarement utilisée ;
et une demande d’achat parce que « nous manquons de pompes ».
Le numérique ne crée pas une pompe supplémentaire.
Il peut en revanche rendre visible ce qui ne l’était plus.
Une heure devient dix minutes
Au Princess Alexandra Hospital NHS Trust, en Angleterre, un projet de localisation en temps réel a permis de mesurer directement le temps consacré à la recherche de certains matériels.
Les gains variaient selon les objets suivis : fauteuils roulants, matériels de bloc opératoire, ordinateurs mobiles ou autres équipements partagés.
Un exemple est particulièrement parlant.
Pour quinze dispositifs de réchauffement utilisés au bloc opératoire, l’équipe concernée estimait consacrer auparavant environ huit heures par semaine à leur recherche.
À Mid Cheshire, les personnels estimaient de leur côté pouvoir gagner jusqu’à 30 minutes par jour dans la localisation des équipements suivis.
Ces chiffres sont importants.
Mais ils doivent être interprétés correctement.
C’est précisément la question que nous approfondirons dans l’article 3.
Le soignant n’est d’ailleurs pas le seul à chercher
On pense immédiatement à l’infirmière cherchant une pompe.
Mais le problème concerne aussi les équipes biomédicales.
Pour entretenir un équipement, encore faut-il le retrouver.
À Mid Cheshire, le suivi des équipements a également été associé à une amélioration du respect des opérations de maintenance préventive.
Une GMAO classique peut dire :
« Cette pompe doit être contrôlée mardi. »
Une GMAO enrichie par la localisation peut ajouter :
« Et voici où elle se trouve. »
Pour un technicien chargé de retrouver des dizaines d’appareils dispersés dans un établissement, cette petite phrase peut changer une journée de travail.
Pour autant, mettre une balise sur tout serait une mauvaise réponse
Il existe une tentation classique avec les technologies numériques.
On identifie un problème.
On découvre une technologie capable de le résoudre.
Et l’on décide de technologiser tout ce qui bouge.
Ce serait une erreur.
Parfois, si personne ne trouve le matériel, c’est simplement parce que le local est mal organisé.
D’autres travaux d’amélioration hospitalière ont montré que la dispersion ou la non-standardisation du rangement suffisait déjà à faire perdre du temps.
La première question reste donc :
Pourquoi cherche-t-on ?
La véritable unité de mesure pourrait être la tranquillité
Les systèmes de localisation promettent évidemment des économies de temps.
Mais un autre bénéfice apparaît dans certains retours d’expérience : une plus grande confiance dans la capacité à retrouver le matériel lorsqu’il est nécessaire.
Ce point est plus difficile à inscrire dans un tableau Excel.
Pourtant, il mérite attention.
Si un soignant pense :
« Je rends cette pompe et j’en retrouverai une quand j’en aurai besoin »,
le matériel peut circuler.
S’il pense :
« Si je la rends, demain je n’en aurai plus »,
il la garde.
La localisation peut donc agir moins comme un simple GPS pour objets que comme un moyen de restaurer une forme de confiance collective dans le partage des ressources.
Et le problème dépasse largement le temps perdu
Lorsqu’un équipement devient difficile à localiser, plusieurs conséquences peuvent s’enchaîner.
Voilà pourquoi l’histoire de la pompe introuvable est beaucoup moins anecdotique qu’elle n’en a l’air.
Une nouvelle question apparaît : avons-nous vraiment besoin d’un appareil supplémentaire ?
C’est ici que la GMAO connectée commence à changer de nature.
Au départ, elle répond :
Puis elle peut progressivement aider à répondre :
Combien d’appareils sont réellement disponibles ?
Combien circulent ?
Combien restent inutilisés ?
Dans quels services ?
Pendant combien de temps ?
Quels équipements sont les plus sollicités ?
Où se produisent les tensions ?
La question d’achat elle-même peut alors changer.
« Combien d’appareils possédons-nous ? »
on peut commencer à demander :
« Comment utilisons-nous réellement les appareils que nous possédons ? »
Le matériel introuvable révèle finalement l’hôpital
Chercher une pompe pourrait sembler être le plus petit problème possible dans un univers hospitalier confronté à des enjeux autrement plus graves.
Mais ce petit problème agit comme une loupe.
Il révèle les frontières entre services.
Les habitudes de stockage.
Les difficultés de circulation.
La confiance ou la défiance envers les ressources communes.
La qualité de l’inventaire.
La coordination entre soignants, biomédical et logistique.
Et même la manière dont sont prises certaines décisions d’investissement.
« Où est passée cette pompe ? »
mais :
« Que nous apprend la circulation de cette pompe sur le fonctionnement de l’hôpital lui-même ? »
NHS England — Mid Cheshire Hospitals NHS Foundation Trust, retour d’expérience sur la localisation des équipements médicaux.
NHS England — Princess Alexandra Hospital NHS Trust, retour d’expérience RTLS et temps de recherche des équipements.
Études d’amélioration hospitalière sur les pertes de temps liées à la recherche de matériels et à l’organisation des stocks.
Article réalisé dans le cadre de l’Intelligence vivante IA & Santé d’EVALIR.
